Pemrosesan Transaksi dan Sistem Enterprise Resource Planning

Siklus pengolahan data adalah operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang penting dan relevan. Siklus pengolahan data ini merupakan salah satu fungsi penting dari SIA dan memiliki empat tahap proses, yaitu :

1. Input Data, memiliki 3 langkah proses, yaitu :

a.  Mengambil data transaksi dan memasukkanya ke dalam sistem. Data tersebut dikumpulkan dari tiga segi setiap aktivitas bisnis, yaitu :

a)       Setiap aktivitas menarik

b)      Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas

c)       Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas

Langkah proses ini meliputi Dokumen turnaround. Dokumen turnaround adalah output perusahaan untuk pihak eksternal dan kemudian dikembalikan lagi ke perusahaan sebagai dokumen input. Contoh : tagihan utilitas yang dikirim ke pelanggan, dikembalikan bersama pembayaran pelanggan dan dibaca oleh alat pemindai khusus ketika dikembalikan.

b. Memastikan data yang diambil akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukannya adalah untuk menggunakan otomatisasi data sumber atau dokumen turnaround yang didesain dengan baik dan layar entri data.

c. Meyakinkan kebijakan perusahaan yang diikuti, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi. Misalnya, suatu perusahaan tidak ingin menjual barang ke pelanggan yang belum membayar tagihannya pada batas tertentu.  

     2. Penyimpanan Data

   Akuntan perlu memahami bagaimana data diatur dan disimpan dalam SIA dan bagaimana data – data tersebut dapat diakses dan dapat digunakan perusahaan secara maksimum.

Penyimpanan data ini meliputi :

a.    Buku besar

b.    Teknik pengodean (kode urutan, kode blok, kode grup, dan kode mnemonik)

c.     Bagan akun

d.    Jurnal

e.    Jejak audit

f.      Konsep penyimpanan berbasis komputer

     3. Pengolahan Data

    Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan, lalu data – data tersebut diolah ke dalam 4 jenis aktivitas pengolahan data yang berbeda yang disebut sebagai CRUD :

a.  Membuat (creating) record data baru, seperti menambahkan data karyawan yang

    baru dipekerjakan ke database penggajian.

b.  Membaca (reading), mengambil, atau melihat data yang sudah ada.

c.  Memperbarui (updating), data yang tersimpan sebelumnya perlu diperbarui.

d. Menghapus (deleting), seperti menghapus file induk vendor yang tidak lagi 
    melakukan bisnis dengan perusahaan.

     4. Output Informasi

  Output informasi dapat ditampilkan secara soft copy, maupun hard copy. Informasi biasanya disajikan pada salah satu dari tiga bentuk, yaitu dokumen, laporan, atau respons pertanyaan.

Dokumen adalah catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Seperti cek, faktur, dsb.

Laporan digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional dan oleh manajer digunakan untuk membuat keputusan dan untuk merumuskan strategi bisnis.

Database query (pertanyaan) digunakan untuk memberikan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah dan pertanyaan – pertanyaan yang membutuhkan tindakan atau jawaban cepat.
Pada aktivitas pembaruan, terdapat 3 jenis proses, yaitu pemrosesan batch, pemrosesan batch online, dan pemrosesan Real – Time Online

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)

SIA menjadi acuan sebagai sistem pemrosesan transakasi karena berfokus pada data keuangan dan transaksi akuntansi. Tetapi SIA tidak dapat memproses informasi nonkeuangan potensial yang berguna mengenai penjualan, misalnya. Sehingga banyak organisasi mengembangkan sistem informasi tambahan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan informasi yang tidak ada dalam SIA. Sehingga muncul lah Sistem ERP untuk mengatasi permasalahan – permasalahan untuk mengintegrasikan semua aspe dalam operasi perusahaan dengan SIA. ERP digunakan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan data, dan memberikan informasi yang diperlukan manajer dan pihak eksternal untuk mengukur perusahaan.

Sistem ERP yang terkoordinasi dengan baik menggunakan database terpusat untuk berbagai informasi  di seluruh proses bisnis maupun mengkoordinasikan aktivitas, seperti contoh, pelanggan memesan lebih banyak untuk memenuhi permintaan yang meningkat. Hal ini mungkin memicu pembelian bahan baku yang lebih banyak. Mungkin juga perlu untuk menjadwalkan kerja lembur. Sistem ERP yang didesain dengan baik memberikan manajemen akses yang baik untuk meperbarui informasi mengenai semua aktivitas ini untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi proses bisnis organisasi secara lebih efektif.

Keuntungan ERP :

1.    ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi di seluruh perusahaan.
2.      Input data diambil atau dikunci sekali, dan tidak berkali – kali, saat dimasukkan ke    dalam sistem yang berbeda.
3.     Manajamen mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke dalam setiap area            perusahaan dan  kemampuan dalam memonitor yang lebih besar
4.      Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik
5.      Prosedur dan laporan yang telah distandarisasi antarunit bisnis
6.    Pelayanan pelanggan meningkat karena karyawan dapat dengan cepat mengakses pesanan persediaan yang tersedia, mengirimkan informasi, dan detail transaksi pelanggan sebelumnya.
7.      Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real time, dan otomatisasi proses manufaktur membuat produktivitas meningkat.

Kerugian ERP :

1.      Biaya mahal
2.      Waktu pengimplementasian ERP menghabiskan waktu lama
3.      Perubahan proses bisnis
4.      Kompleksitas
5.      Resistensi

REFERENSI

B. Romney, Marshall dan Paul John Steibart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13. Jakarta Selatan. Penerbit Salemba Empat.