Sistem Teknik Dokumentasi atau Teknik Dokumentasi

Dokumentasi menjelaskan bagaimana cara sistem bekerja secara detail. Dalam bab ini, akan dijelaskan tiga alat dokumentasi sistem secara umum, yaitu : diagram arus data, bagan alir, dan diagram proses bisnis.

Alat dokumentasi sangat penting, karena :

1. Pada level minimum, kita harus dapat membaca dokumentasi untuk menentukan cara sistem bekerja
2. Agar mampu mengevaluasi dokumentasi guna mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan pengendalian internal, dan merekomendasikan peningkatan. Selain itu, untuk mennetukan jika sistem yang diajukan memenuhi kebutuhan perusahaan
3. Mampu mempersiapkan dokumentasi yang menunjukkan cara beroperasi dari sistem yang sudah ada atau diajukan.

Berikut alat – alat dokumentasi :

1. Diagram arus data (DAD), deskripsi grafis sumber data, arus data, proses transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data.
2. Bagan alir, yang merupakan deksripsi grafis sistem. Ada beberapa jenis bagan alir, meliputi :

• Bagan alir dokumen, yang menunjukkan arus dokumen dan informasi antar departemen atau area pertanggungjawaban
• Bagan alir sistem, yang menunjukkan hubungan antar – input, pemrosesan, dan output sistem informasi
• Bagan alir program, yang menunjukkan urutan operasi logis komputer yang menjalankan program.

    3. Bagan alir program, yang menunjukkan urutan operasi logis komputer yang menjalankan 

         program.

Sarbanes – Oxley Act (SOX) pada tahun 2012 mensyaratkan laporan pengendalian internal dalam laporan tahunan perusahaan publik yang 1) menyatakan bahwa manajemen bertanggung jawab untuk memuat dan menjaga sstruktur pengendalian internal yang memadai 2) mengukur keefektifan pengendalian internal perusahaan. 

DIAGRAM ARUS DATA

Diagram Arus Data menjelaskan arus data dalam organisasi secara grafis. Diagram ini menggunakan empat simbol pertama, yaitu :

Sub pembagian DAD 

Level DAD tertinggi disebut sebagai diagram konteks karena memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca. Ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas yang merupakan akan sumber dan tujuan sistem input dan output. Sebagai contoh, Ashton menggambarkan figur untuk mendokumentasikan prosedur pemrosesan penggajian pada S&S dengan mengolah data – data terlebih dahulu dan menghasilkan :

1. Laporan dan pembayaran pajak untuk pemerintah
2. Cek pembayaran karyawan
3. Cek penggajian pada akun penggajian di bank
4. Informasi penggajian untuk manajemen

Pedoman untuk menggambar DAD :

1. Memahami sistem
2. Mengabaikan aspek tertentu dari sistem
3. Menentukan batasan sistem
4. Mengembangkan diagram konteks
5. Mengidentifikasi arus data
6. Mengelompokkan arus data
7. Mengidentifikasi prses transformasi
8. Mengelempokkan proses transformasi
9. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data
10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data
11. Memberi nama semua elemen DAD
12. Membagi (sub bagian) DAD
13. Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses
14. Menyempurnakan DAD
15. Mempersiapkan salinan akhir

BAGAN ALIR

Bagan alir adalah teknik analitis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan beberapa aspek dari ssitem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan alir mencatat cara proses bisnis dilakukan dan cara dokumen mengalir melalui organisasi. Bagan alir juga digunakan untuk menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen. Simbol bagan alir dibagi ke dalam empat kategori seperti :

1. Simbol input/ output menunjukkan input ke atau output dari sistem
2. Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan tangan
3. Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan
4. Simbol arus dan lain - lain menunjukkan arus data, di mana bagan alir dimulai dan berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.

Pedoman untuk mempersiapkan bagan alir :

1. Memahami sistem
2. Mengidentifikasi entitas untuk dibuat bagan alir
3. Mengelola bagan alir
4. Secara jelas labeli semua simbol
5. Konektor halaman
6. Gambar sketsa kasar dalam bagan alir
7. Gambarlah salinan final bagan alir

JENIS - JENIS BAGAN ALIR

Bagan alir dokumen dikembangkan untuk mengilustrasikan arus dokumen dan data antar - area pertanggungjawaban dalam organisasi. bagan ini menelusuri dokumen dari awal hingga akhir, menunjukkan setiap dokumen dimulai, distribusi, tujuan, disposisi, dan semua hal yang terjadi saat mengalir melewati sistem.

Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antar-input, pemrosesan, penyimpanan dan output sistem.

Bagan alir program  mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakukan oleh komputer dalam mengeksekusi program. 

DIAGRAM PROSES BISNIS

Diagram Proses Bisnis adalah cara visual untuk menjelaskan langkah2 atau aktivitas2 dalam proses bisnis. Contohnya, ada banyak aktivitas dalam siklus pendapatan. Di antaranya menerima pesanan, mengecek kredit pelanggan, memberifikasi ketersediaan persediaan, dan mengonfirmasi penerimaan pesanan pelanggan. Seperti halnya dalam siklus pengeluaran, di antaranya adalah mengirimkan barang yang dipesan, menagih pelanggan, dan mengumpulkan pembayaran pelanggan.

Saat DPB menjelaskan interkasi dalam entitas dan juga interaksi antar entitas, DPB dalam buku teks tidak mendokumentasikan aktivtias yang dilakukan ole pihak eksternal. Oleh karena itu, DPB untuk siklus pendapatan hanya menjelaskan perusahaan penjual dan DPB untuk siklus pengeluaran hanya menggambarkan aktivitas yang dilakukan perusahaan pembelian.

Pedoman untuk Mempersiapkan Diagram Proses Bisnis :

1. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis
2. Mengabaikan komponen - komponen tertentu
3. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan
4. Mengelola bagan alir
5. Memasukkan setiap proses bisnis dalam diagram
6. Menggambar sketsa kasar DPB
7. Menggambar salinan final DPB

Berikut simbol diagram proses bisnis :

REFERENSI

B. Romney, Marshall dan Paul John Steibart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13. Jakarta Selatan. Penerbit Salemba Empat. 

http://blogakuntansi.blogspot.com/2011/11/simbol-flowchart.html

http://asem-unyu.blogspot.com/2010/06/review-tubes-apsi-2.html