Sistem Buku Besar dan Pelaporan

Sistem buku besar dan pelaporan memainkan sebuah peran penting dalam sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan. Fungsi utamanya adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber sebagai berikut:

• Setiap subsistem siklus akuntansi menyediakan informasi mengenai transaksi reguler
• Bendahara menyediakan informasi mengenai aktivitas pendanaan dan investasi, seperti penerbitan atau penyelesaian instrumen utang dan ekuitas dan pembelian serta penjualan sekuritas investasi
• Departemen anggaran menyediakan nomor anggaran
• Kontrolir menyediakan jurnal penyesuaian

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Proses

Database terpusat harus diatur menggunakan cara yang memungkinkan tercapainya berbagai kebutuhan informasi, baik pengguna internal maupun eksternal. Para manajer membutuhkan informasi yang detail dan tepat waktu mengenai hasil operasi pada area tanggung jawab tertentunya. Para investor dan kreditur mengharapkan laporan keuangan periodik dan pembaruan tepat waktu untuk membantu mereka dalam menilai kinerja organisasi. Berbagai badan pemerintah juga meminta persyaratan informasi yang spesifik. Untuk memenuhi berbagai kebutuhan ini, sistem buku besar dan pelaporan tidak hanya menghasilkan laporan periodik, tetapi juga mendukung pertanyaan secara online. 

Ancaman dan Pengendalian

1. Data buku besar yang tidak tepat atau tidak valid. Data buku besar yang tidak akurat dapat menghasilkan laporan yang menyesatkan yang menyebabkan para manajer membuat keputusan keliru
2. Pengungkapan informasi keuangan yang tidak diotorisasi
3. Hilangnya atau penghancuran data induk

MEMPERBAHARUI BUKU BESAR

Proses 

Aktivitas memperbarui buku besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari dua sumber berikut ini:

1. Subsistem akuntansi
2. Bendahara

Entri jurnal per transaksi yang digunakan untuk memperbarui buku besar disimpan dalam file voucher jurnal (journal voucher file) yang berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal umum dalam sebuah sistem akuntansi manual: tanggal entri jurnal, akun-akun yang didebit dan dikredit, dan jumlahnya. File voucher jurnal merupakan bagian penting dari jejak audit, yang memberikan bukti bahwa seluruh transaksi yang diotorisasi telah dicatat dengan akurat dan lengkap.

Ancaman dan Pengendalian 

Dua ancaman terkait dalam tahap ini adalah entri jurnal yang tidak akurat dan tidak diotorisasi untuk memperbarui buku besar. Kedua hal tersebut dapat mengakibatkan pengambilan keputusan yang buruk berdasarkan informasi yang keliru dalam laporan kinerja keuangan. 

Ada dua sumber entri jurnal untuk memperbarui buku besar, yaitu ikhtisar entri jurnal dari siklus SIA lainnya dan entri langsung yang dibuat oleh bendahara. Entri jurnal yang dibuat bendahara adalah entri jurnal yang asli yang mnegakibatkan jenis-jenis edit input dan pengendalian pemrosesan berikut diperlukan untuk memastikan bahwa entri tersebut akurat dan lengkap, yaitu:

1. Pengecekan validitas
2. Pengecekan field
3. Pengecekan saldo nol
4. Pengecekan kelengkapan
5. Verifikasi
6. Pengecekan tanda saldo akun besar
7. Menghitung total yang terjadi

REKONSILIASI DAN LAPORAN PENGENDALIAN

Rekonsiliasi dan laporan pengendalian dapat mendeteksi apakah suatu kesalahan dibuat selama proses memperbarui buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi adalah mempersiapkan neraca saldo. Neraca saldo (trial balance) adalah sebuah laporan yang mencantumkan saldo untuk seluruh akun buku besar. Namanya menunjukkan fakta bahwa jika seluruh aktivitas telah dicatat dengan tepat, total dari seluruh saldo debit di berbagai akun harus sama dengan total dari seluruh saldo kredit; jika tidak, itu berarti telah terjadi suatu kesalahan saat mem-posting. 

POSTING JURNAL PENYESUAIAN

Proses 

Jurnal penyesuaian asli berasal dari kantor kontrolir, setelah neraca saldo awal disiapkan. Jurnal penyesuaian dibagi dalam lima kategori dasar sebagi berikut:

1. Akrual 
2. Penangguhan
3. Estimasi
4. Revaluasi
5. Koreksi

Ancaman dan Pengendalian 

Entri jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi dan tidak akurat adalah ancaman yang perlu diatasi karena dapat menghasilkan laporan keuangan yang keliru dan mengarah pada keputusan yang buruk. Untuk mengurangi risiko input yang keliru, jenis pengendalian integritas pemrosesan entri data yang sama yang dibahas sebelumnya untuk mencegah ancaman entri jurnal yang keliru oleh bendahara juga harus diterapkan terhadap entri jurnal penyesuaian yang dibuat oleh kontrolir.

MENYIAPKAN LAPORAN KEUANGAN

Sebagian besar perusahaan melakukan "tutup buku" untuk membuat laporan keuangan baik secara bulanan maupun tahunan. Entri jurnal penutup membaut nol seluruh akun pendapatan dan biaya dalam neraca saldo disesuaikan dna memindahkan pendapatan (atau rugi) bersih pada laba ditahan. Laporan perubahan posisi keuangan menyajikan informasi mengenai aset, kewajiban, dan ekuitas perusahaan pada satu waktu tertentu. 

MENGHASILKAN LAPORAN MANAJERIAL

Sistem ERP dapat membuat sejumlah anggaran untuk membantu para manajer merencanakan dan mengevaluasi kinerja. Sebuah anggaran aktivitas operasi menggambarkan pendapatan dan pengeluaran yang direncanakan oleh tiap-tiap unit organisasi. Sebuah anggaran pengeluaran modal menunjukkan arus masuk dan keluar kas yang direncanakan untuk setiap proyek model. Anggaran arus kas membandingkan arus masuk kas dari operasi dengan pengeluaran yang direncanakan dan digunakan untuk menentukan kebutuhan peminjaman.

REFERENSI

B. Romney, Marshall dan Paul John Steibart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13. Jakarta Selatan. Penerbit Salemba Empat.